Parlando coi clienti per consulenze informatiche o con gli amici, spesso mi chiedono consigli per migliorare le performance del loro servizio mail. I problemi più comuni sono lo SPAM che arriva in maniera eccessiva, anche 100 mail giornaliere di virus, pseudo truffe, pishing, pillole blu, orologi contraffatti, e chi più ne ha più ne metta. L’altro forse meno sentito dai privati è lo spazio a disposizione per gestire le mail. Ormai quasi tutti i servizi gratuiti offrono almeno 1GB di spazio, ma come sempre quando il servizio è rivolto alle aziende, le cose si complicano perchè bisogna fare i conti con un server di posta, un sistemista ed il budget aziendale. E allora ecco che magari anche lo spazio a disposizione può scendere drasticamente. Come se non bastasse c’è ancora un ultimo scoglio da affrontare: la bassa alfabetizzazione informatica di tutti noi. Ricordo di aver letto un articolo inerente l’IBM. Questa nota azienda informatica aveva proposto un test ai suoi dipendenti per stimare la dimestichezza dei suoi collaboratori. Ed era emerso un dato sconcertante, il 60% aveva seri problemi. Quindi se già un’azienda del settore vive una realtà del genere, figuriamoci l’azienda che magari fa tuttaltro. Ad esempio nell’azienda in cui collaboro, per combattere il fenomeno dello SPAM, abbiamo deciso di adottare un metodo molto rigido che si è diffuso in Germania, dando ottimi risultati. Si tratta di controllare l’attendibilità della mail ricevuta, cioè capire se la mail dell’azienda PINCOPALLINO è partita effettivamente dall’azienda PINCOPALLINO. E quando le comunichiamo che il suo server è mal configurato, questa spesso ci chiede di fare uno strappo alla regola e prendere ugualmente le sue mail, perchè non ha la più pallida idea di come fare a sistemare la situazione. In Germania il metodo si è diffuso perchè scelgono di non ricevere le mail, ma in Italia si sceglie di continuare a fare lo strappo alla regola.

Oggi ti svelo un trucchetto, adatto a tutte le piccole realtà (e forse anche le medie), che con pochi semplici passaggi trasformerà tutti questi problemi in un vago ricordo.Si chiama GMail,il noto servizio di Google che sta riscuotendo sempre più successo per le tante funzionalità gratuite che mette a disposizione, tra cui per l’appunto un ottimo filtro Anti Spam, 8Gb di Spazio ed il Mail Fetcher, che permette di godere di questi vantaggi anche sul tuo servizio mail.

Tutto ciò che ti serve sono l’indirizzo pop3 del tuo hosting, l’utenza e la password che usi per leggere la posta. Questi dati te li fornisce il tuo gestore, se non li ricordi, per il pop3 puoi provare a trovarlo su questa pagina, l’utenza solitamente coincide con il tuo indirizzo mail e per la password non posso proprio aiutarti.

Una volta in possesso di questi 3 dati, possiamo procedere alla registrazione del servizio GMail. Per prima cosa devi creare un account GMail, dove devi inserire il tuo attuale indirizzo mail (quello che vuoi potenziare) e scegliere una password. Riceverai una mail di conferma ed in fine scegliere come chiamare questa seconda mail di appoggio. Dato che chi usa questo servizio solitamente tende ad innamorarsene nel giro di due settimane, ti consiglio di scegliere un nome di mail che ti piaccia. Ad esempio nome.cognome@gmail.com.

A questo punto sei in possesso di 5 dati: il pop3, l’utenza e la password del servizio mail che vuoi potenziare, più la tua nuova utenza (che è uguale alla mail che hai scelto, ad esempio nome.cognome@gmail.com) e la password di Gmail.

Segui la seguente procedura:

1. Entra nel tuo Account Gmail e clicca sul link Impostazioni presente in alto a destra.
2. Vai nella scheda Account e clicca sul link Aggiungi un’altro account email presente nella sottosezione Scarica la posta da altri account:
3. A questo punto inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica (quello da potenziare) nel relativo campo e clicca sul pulsante Passaggio successivo.
   
4. Gmail nella maggior parte dei casi è in grado di impostare automaticamente l’indirizzo del server di posta (pop3) a seconda del dominio rilevato dopo la chiocciola, lasciandoti solamente l’incombenza di inserire la password della vecchia email.
   
5. Prima di cliccare sul pulsante Aggiungi account dai uno sguardo alle opzioni che puoi attivare:
   • Lascia una copia del messaggio scaricato sul server: Abilitando questa opzione la tua verrà scaricata ed inoltrata sul tuo account Gmail ma rimarrà a disposizione anche sul server di posta della vecchia mail. Significa che se controlli la posta del vostro vecchio indirizzo utilizzando outlook o la sua webmail troverai tutte le email arrivate, anche quelle già lette attraverso Gmail. Abilita questa opzione utilizzandola come una sorta di backup solamente se il vecchio provider ti fornisce molto spazio per la memorizzazione delle email (ad esempio 1GB).  Personalmente non la seleziono.
   • Usa sempre una connessione protetta (SSL): Questa opzione solitamente va disabilitata in quanto i più noti provider non supportano le connessioni protette.
   • Applica ai messaggi in arrivo l’etichetta: Abilitando questa opzione tutti i messaggi scaricati dal tuo indirizzo di posta elettronica verranno etichettati con la label indicata in modo che tu possa trovarli in modo semplice e veloce.
   • Archivia i messaggi in arrivo: Con questa opzione tutte le Email prelevate dal tuo indirizzo non verranno mostrate nella sezione Posta in arrivo ma verranno archiviate, saranno visibili utilizzando la sezione Tutti i messaggi. Personalmente non la seleziono.
6. Clicca sul pulsante Aggiungi account, nella schermata successiva scegli l’opzione SI e clicca sul pulsante Fine. Ti verrà inviata un’email di verifica, che dovrai confermare cliccando sul link contenuto all’interno del messaggio.

Non ti resta che fare qualche prova per prendere confidenza con lo strumento. Fatti mandare qualche mail e nel giro di pochi minuti dovresti visualizzarle all’interno di GMail. Puoi anche provare a mandare qualche messaggio di prova, dove potrai scegliere se inviarle come nome.cognome@gmail.com oppure come nome.cognome@serviziodapotenziare.com

Personalmente trovo il servizio webmail di GMail molto comodo perchè ti permette di consultare tutta la posta da qualunque parte ti trovi, a casa, in ufficio o dagli amici. Se però preferisci usare un programma di posta, puoi comunque continuare a farlo, seguendo le istruzioni sulla configurazione del pop3 di GMail.